Die Technische Dokumentation ist die Gesamtheit aller technischen Medien. Dabei ist zwischen interner und externer technischer Dokumentation zu unterscheiden. Die externe Technische Dokumentation erhält der Benutzer. Hierzu gehören Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen, Wartungsanleitungen, Montageanleitungen, Schaltpläne, Stücklisten, Ersatzteillisten und Kataloge. Die interne Dokumentation besteht aus den Originaldokumenten der externen Dokumentation, Konstruktions- und Fertigungsunterlagen, Risikobeurteilungen, Pflichtenhefte, technische Zeichnungen, Berechnungen und Berichte. Die interne Dokumentation muss für eine vorgeschriebene Zeitspanne aufbewahrt werden.
Neben dem Nutzeffekt, welchen die Technische Dokumentation hat, gibt es auch eine Reihe von Vorschriften, die die Erstellung der technischen Dokumente fordern. Die Vorschriften können von Land zu Land verschieden sein und müssen entsprechend berücksichtigt werden, wenn ein Produkt in dem entsprechenden Land angeboten wird. Neben dem Hersteller kann auch der Importeur haftbar gemacht werden. Der Importeur muss deshalb sicherstellen, dass alle verlangten Dokumente in der vorgeschriebenen Form vorhanden sind.
Welche technischen Dokumente erstellt werden müssen, regeln die geltenden Normen und Richtlinien. Die Richtlinien sind zwingend einzuhalten. Normen sind eine Empfehlung, die im Schadensfall auch herangezogen werden. Welche Normen und Richtlinien für ein Produkt verwendet wurden, sind in Europa in der Konformitätserklärung gelistet. Ohne Konformitätserklärung darf ein technisches Produkt in der EU nicht verkauft werden. Nur für wenige Geräte gibt es Ausnahmeregelungen.
Die Technische Dokumentation muss verständlich strukturiert und unterteilt sein. Ein standardisierter strukturierter Aufbau erleichtert das Erstellen der Dokumente und das Lesen der Dokumente. Dokumente sind entweder produktbezogen gegliedert oder handlungsorientiert. Technische Dokumente vermitteln außer Sachverhalte auch Gefahren. Diese müssen besonders gekennzeichnet sein. Dies geschieht mit genormten Farben und Signalwörtern.
Technische Dokumente müssen verständlich sein. Je nach Verbreitung eines Produkts, ist das technische Dokument in die entsprechende Sprache zu übersetzen. Deshalb ist schon bei Erstellung in der Ausgangssprache die Übersetzbarkeit zu berücksichtigen. Eine Terminologieliste in mehreren Sprachen ist grundsätzlich hilfreich. Synonyme dürfen nicht verwendet werden. Sonst entstehen Irritationen. Schreiben mehrere Personen an einem Dokument, so müssen Sprachstil und Formatierungen vorher festgelegt sein. Der sogenannte Redaktionsleitfaden ist ein hilfreiches Instrument.
Konstruktions- und Fertigungsunterlagen, Pflichtenhefte und Risikobeurteilungen erstellen oft Entwicklungs- und Konstruktionsabteilungen. Der Technische Redakteur verwendet dann unter anderem diese Unterlagen für die Erstellung der Dokumente für den Benutzer.